Datenschutzhinweise für Online Meetings

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“, “Microsoft Teams“ und „Veeting Rooms“ der Kanzlei für Wirtschafts- und Vermögensrecht | RAe Prof. Anton & Prof. Martinek PartG mbB, von Rechtsanwalt Professor Anton und Rechtsanwalt Professor Martinek

 

Kanzlei für Wirtschafts- und Vermögensrecht | Rechtsanwälte Professor Anton und Professor Martinek PartG mbB, Rechtsanwalt Professor Michael Anton und Rechtsanwalt Professor Michael Martinek, Post & Büro: Science Park Saar, Universität des Saarlandes, 66123 Saarbrücken, Tel: +49 (0) 681 5882587, Fax: +49 (0) 681 5882587, Email: service@kwv-recht.de, Web: www.kwv-recht.de

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“, “Microsoft Teams“ und „Veeting Rooms“ informieren.

 

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen „Zoom“, “Microsoft Teams“ und „Veeting Rooms“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“).

„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc. „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation. Beide Dienste haben ihren Sitz in den USA. „Veeting Rooms“ ist ein Dienst der Veeting AG, die ihren Sitz in der Schweiz hat. Im nachfolgenden gemeinsam genannt: „Online Meeting Anbieter“.

 

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Kanzlei für Wirtschafts- und Vermögensrecht, Rechtsanwälte Prof. Anton & Prof. Martinek PartG mbB sowie die Rechtsanwälte Professor Michael Anton und Professor Michael Martinek:

Adresse: Kanzlei für Wirtschafts- und Vermögensrecht | Rechtsanwälte Professor Anton und Professor Martinek PartG mbB, Rechtsanwalt Professor Michael Anton und Rechtsanwalt Professor Michael Martinek, Post & Büro: Science Park Saar, Universität des Saarlandes, 66123 Saarbrücken, Tel: +49 (0) 681 5882587, Fax: +49 (0) 681 5882587, Email: service@kwv-recht.de, Web: www.kwv-recht.de

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite der „Online Meeting Anbieter“ aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung der „Online Meetings“ jedoch gegebenenfalls nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung der „Online Meeting Anbieter“ herunterzuladen.

Sie können die „Online Meeting Anbieter“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Software eingeben.

Wenn Sie die Software der „Online Meeting Anbieter“ nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar.

 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung der „Online Meeting Anbieter“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Software der „Online Meeting Anbieter“ abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

 

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden die „Online Meeting Anbieter“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Software der „Online Meeting Anbieter“ angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei den „Online Meeting Anbieter“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) zeitweilig gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Kanzlei für Wirtschafts- und Vermögensrecht verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung der „Online Meeting Anbieter“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung der „Online Meeting Anbieter“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

 

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter der „Online Meeting Anbieter“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsverträge mit den „Online Meeting Anbietern“ vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ und „Microsoft Teams“ sind Dienste, die von einem Anbieter aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit beiden Anbietern einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc. und der Microsoft Corporation, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ zwar grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Bei Nutzung des „Online Meeting Anbieters“ Veeting Room werden die oben genannten Daten ausschließlich in der Schweiz gespeichert. Der Service unterliegt ausschließlich Schweizer Recht. Alle Verbindungen innerhalb einer Sitzung, sei es Audio, Video oder der Austausch von Dokumenten, ist nach modernem Industriestandard verschlüsselt, entweder mit TLS oder DTLS-SRTP. TLS ist dieselbe Verschlüsselungstechnologie, mit welcher auch Ihre E-Banking gesichert ist. Wir haben mit der Veeting Rooms Ag einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

 

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

 

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 01.06.2020